En inte helt ovanlig företeelse under denna del av året är de många gåvor, presenter och upplevelser som arbetsgivare vill ge sina anställda. Vi går igenom vad du bör tänka på när du vill ge dina medarbetare det lilla extra!
Representation är en samlingsterm som du bör lägga märke till, den omfattar olika utgifter kopplat till verksamheten i form av t ex. mat och olika aktiviteter. Även personalfester eller kostnader kopplat till andra typer av evenemang, exempelvis utgifter för eventuellt boende. Grundförutsättningen för att få göra avdrag för representation är att utgiften har en direkt koppling till näringsverksamheten.
Olika regler gäller för s.k mindre förtäring, bl.a. fika och mat som inte ersätter lunch, vissa aktiviteter som kan anses relevanta i affärsbyggande syften, och slutligen för s.k representationsmåltid.
Till s.k mindre förtäring räknas enklare mat och alkoholfri dryck, t ex. fika, smörgås eller frukt, som per person inte kostar mer än 60 kr exkl. moms. Hela beloppet är direkt avdragsgillt, vilket innebär att du får göra avdrag för hela summan i årets resultat, vilket leder till att företagets vinst minskar, som i sin tur leder till lägre skattekostnader.
Det finns alltså mycket att vinna på att bjuda sina medarbetare på lite gofika emellanåt, inte enbart i syfte att vädra kontorsandan!
Specifika aktiviteter som teaterbiljetter och greenfee för golfspel är direkt avdragsgillt upp till 180 kr/person exkl. moms, men dessa aktiviteter måste som tidigare nämnts ha en tydlig koppling till verksamheten, t ex. kan syftet vara att skapa affärsförbindelser.
Tänk på att alltid notera och redovisa syftet med utgiften.
År 2017 ändrades reglerna för representation och vilka typer av avdrag som får göras. Sedan dess så får man endast göra momsavdrag för mat som inte anses vara enklare förtäring, alltså t ex. lunch, middag och restaurangbesök. Reglerna skiljer sig något beroende på om det gäller intern eller extern representation.
Intern representation omfattar kostnader kopplat till tillställningar där företagets personal eller t ex. styrelsemedlemmar deltar, exempelvis personalfester, demonstrationer eller presentationer. Blir
tillställningen för påkostad så finns en gräns för hur höga avdrag som får göras.
Extern representation innefattar t ex. middagsbjudningar kopplat till t ex. affärsförhandlingar, men även offentliga händelser som exempelvis jubileer eller invigningar. Vid extern representation får man lov att göra momsavdrag på ett underlag på upp till 300 kr/person exkl. moms. Den summan gäller främst förtäring men omfattar även vissa presenter, s.k representationsgåvor, som ges till kunden.
Vad som gäller vid julbord och personalfester beror på vad som ingår, men generellt så får man göra momsavdrag på kostnader för mat och dryck, medan kringkostnader, såsom lokalhyra, är direkt avdragsgillt.
Bjuder du på mat och dryck så får du göra momsavdrag på upp till 300 kr/person exkl. moms.
Exempel:
Om du bjuder på mat och alkoholfri dryck gäller momssatsen 12%, och för en kostnad på 300 kr/person exkl. moms får du göra momsavdrag på 36 kr. För alkoholhaltiga drycker gäller momssatsen 25%, och för att beräkna momsavdraget behöver du dela upp kostnaderna i vad som är kopplat till maten och vad som är kopplat till alkoholen.
För personalfester av olika slag finns även en del kringkostnader som du kan göra avdrag för, t ex. lokalhyra eller underhållning. Dessa kringkostnader är i regel direkt avdragsgilla upp till 180 kr/person exkl. moms, och då medges avdrag för hela beloppet.
Undrar du hur du ska redovisa för årets julfest? Tveka inte att kontakta oss, så hjälper vi dig.
